אנשי מודיעין מקבלים החלטות כמעט תמיד על בסיס מידע חלקי, סותר ולא מעודכן. במשך השנים פותחו כלים ודרכי עבודה שעוזרים לא להינעל על הסבר אחד, ולהמשיך להתקדם גם כשאין תמונה מלאה. אלה תשעת הכלים שאני מציג בהרצאה לארגונים, ורובם עובדים מצוין גם בחדר ישיבות.
1. ממודיעין לעולם הניהול
בעולם המודיעין כל החלטה עוברת ארבעה שלבים: איסוף, הצלבה, הערכה והחלטה. בארגונים אזרחיים השלבים האלה קורים גם הם, אבל בדרך כלל בבת אחת, באותה ישיבה ובאותו משפט.
ההפרדה ביניהם משנה את איכות ההחלטה: קודם אוספים, אחר כך בודקים אם המקורות מאשרים זה את זה, רק אז מעריכים מה זה אומר, ובסוף מחליטים. כך ברור לכולם מה ידוע, מה מוערך, ועל מה בדיוק מחליטים.
2. פתרון בעיות בתנאי אי ודאות
תמונה מלאה כמעט אף פעם לא מגיעה. מי שמחכה לה, לא מחליט. במקום זה כדאי לשאול: מה המינימום שאני צריך לדעת כדי להחליט? ומה יגרום לי לשנות את ההחלטה אם יתגלה?
כך אפשר להתקדם צעד אחר צעד, לקבוע נקודות בדיקה מראש, ולעדכן את ההערכה ככל שמגיע מידע חדש, במקום לעצור את הכול.
3. חשיבה יצירתית ומחוץ לקופסה
כשכל הדרכים המוכרות כבר נוסו, הבעיה היא בדרך כלל לא חוסר מאמץ אלא השאלה עצמה. כדאי לנסח אותה מחדש, לחפש מקורות שאף אחד לא בדק, ולשאול מי עוד מחזיק פיסת מידע שלא חשבנו עליה.
לפעמים הפתרון לא נמצא במקום שבו כולם מחפשים, דווקא כי כולם מחפשים שם.
4. אחריות עובדים ומנהלים
משימה ארוכה, בלי הבטחה להצלחה, צריכה בעלים. מישהו שמחזיק אותה לאורך זמן, גם כשאין התקדמות נראית לעין, וגם כשתשומת הלב של הארגון עוברת לדברים דחופים יותר.
התפקיד של המנהל הוא לא רק לקחת את האחריות הזו בעצמו, אלא גם להעביר אותה לצוות, כך שכל אחד יבין למה העבודה שלו חשובה לתוצאה.
5. שיתופי פעולה פנים וחוץ ארגוניים
מידע חשוב מפוזר כמעט תמיד בין כמה גופים, שלכל אחד מהם אינטרסים, שפה וסדרי עדיפויות משלו. כל אחד מחזיק פיסה, ואף אחד לא רואה את התמונה כולה.
החיבור ביניהם דורש מטרה משותפת שכולם מסכימים עליה, אמון שנבנה לאט, ודרך מסודרת לשתף מידע בלי שאף צד ירגיש שהוא מוותר על משהו.
6. התמודדות עם התנגדויות מלמעלה
לא פעם הדרג הבכיר כבר החליט שמשהו לא אפשרי. התעקשות בלי ראיות לא תשנה את זה. מה שכן עובד: להציג עובדות מסודרות, להראות שבדקתם גם את האפשרות שאתם טועים, ולהציע צעד קטן שאפשר לבדוק.
וחשוב לא פחות: לדעת מתי ההתעקשות היא הדבר הנכון, ומתי הגיע הזמן לעצור.
7. מתודולוגיות מחקר מתקדמות
איפכא מסתברא
בארמית: ״ההפך הוא הסביר״. בגישה הזו מישהו מקבל תפקיד מוגדר: לטעון בכוונה את ההפך מההערכה המקובלת, ולבדוק אם הוא מחזיק. בעולם המודיעין הישראלי היא אומצה אחרי מלחמת יום הכיפורים, כדי להתמודד עם קונספציה.
בעסקים, זה יכול להיות פשוט: לפני החלטה גדולה, אחד המשתתפים מציג את המקרה הטוב ביותר נגדה.
השערות מתחרות
שיטת Analysis of Competing Hypotheses פותחה על ידי ריצ׳רדס הויר, איש CIA, ותוארה בספרו Psychology of Intelligence Analysis. במקום לבחור הסבר אחד ולחפש לו תימוכין, כותבים את כל ההסברים האפשריים ובודקים כל ראיה מול כולם.
ההסבר המועדף הוא לא זה שיש לו הכי הרבה ראיות תומכות, אלא זה שהכי מעט ראיות סותרות אותו.
גישה פופריאנית: לחפש מה יפריך
הפילוסוף קרל פופר טען שתיאוריה מדעית נבחנת ביכולת להפריך אותה, לא באוסף אישורים. בעבודה עם מידע זה אומר לשאול: איזו ראיה הייתה מוכיחה שאני טועה? ואז ללכת לחפש אותה.
מודל מתמטי (Leading Factor)
כשיש גורמים רבים שמשפיעים על התוצאה, מודל מתמטי עוזר לזהות את הגורם המוביל, ולמקד בו את מאמץ האיסוף והבדיקה במקום לפזר אותו. בהרצאה אני מראה איך זה עבד בפועל.
מטריצת רמספלד
בפברואר 2002 תיאר שר ההגנה האמריקאי דונלד רמספלד שלושה סוגי ידיעה: דברים שידוע לנו שאנחנו יודעים, דברים שידוע לנו שאיננו יודעים, ודברים שאיננו יודעים שאיננו יודעים. ברבות הימים נוסף רבע רביעי: דברים שאנחנו יודעים בלי להיות מודעים לכך.
מיפוי פרויקט או החלטה לארבעת הרבעים מראה מהר איפה כדאי להשקיע באיסוף מידע, ואיפה הסיכון האמיתי.
8. היצמדות לאמת ומלחמה עליה
בעבודה ארוכה יהיו כישלונות: כיוונים שלא הובילו לשום מקום, הערכות שהתבררו כשגויות. הדבר החשוב הוא לא להרים ידיים, ולא לוותר על האמת רק כי היא לא נוחה.
כמו שאמר הדלאי לאמה: נכשלת? אל תאבד את הלקח.
9. הבחנה בין עובדות להערכות
הכלל הבסיסי ביותר, וזה שהכי קל לשכוח. ״הספק לא יעמוד בלוח הזמנים״ היא הערכה. ״הספק איחר בשלושה מתוך ארבעת המשלוחים האחרונים״ היא עובדה.
הבעיה מתחילה כשהערכה ישנה, שנאמרה פעם בישיבה, הופכת עם הזמן ל״עובדה״ שאף אחד כבר לא בודק. הפתרון: לחזור תמיד אל המידע הגולמי המקורי, ולשאול על כל קביעה מאיפה היא באה.
מהשטח: מחקר נעדרי סולטאן יעקב
את תשעת הכלים האלה אני מציג בהרצאה ״החזרתם של נעדרי קרב סולטאן יעקב״, דרך מחקר האיתור שהובלתי במשך שמונה שנים: מול מידע חלקי וסותר, מול כמה גופי מחקר שכל אחד מחזיק פיסה אחרת, ומול גורמים שהיו בטוחים שאין מה לחפש. על ההרצאה לארגונים.
